Wiederkehrende Rechnung bzw. Serienrechnung erstellen

Um eine wiederkehrende Rechnung (wir nennen es Serienrechnung) zu erstellen ist es grundlegend erst einmal notwendig eine normale Rechnung zu erstellen und diese dann als wiederkehrende Rechnung abzuspeichern. Auch aus einer bereits vorhandene Rechnung kann eine wiederkehrende Rechnung erstellt werden.

Was ist überhaupt eine wiederkehrende Rechnung

Wiederkehrende Rechnungen sind Profile, die basierend auf einer Rechnung regelmäßig (z.B. Abonnement, Telefonrechnung etc etc) eine neue Rechnung erzeugen. Die Inhalte basieren auf der zuvor erstellten Rechnung.

Eine Rechnung wird als "wiederkehrend" bezeichnet, wenn eine Rechnung mit den immer gleichen Produkten oder Leistungen regelmäßig an denselben Kunden ausgestellt wird.

Anstatt eine z.B. monatliche Rechnung immer wieder selbst zu erstellen, kannst du die Rechnungen in selbst gewählten Intervallen einfach automatisch erstellen und senden lassen.

Wie kann ich eine wiederkehrende Rechnungen mit Appinvoice erstellen?

Wie bereits am Anfang erwähnt muss erst eine Rechnung erstellt werden. Wenn man eine Rechnung erstellt, kann man diese als wiederkehrende Rechnung abspeichern und folgt den nächsten Schritten oder man klickt im Menu auf Serienrechnung erstellen. Folgend öffnen sich die Einstellungsmöglichkeiten für die wiederkehrende Rechnung bzw. Serienrechnung.

Wichtig: Es ist zwingend notwendig, dass der Rechnungskunde als Kunde in Appinvoice angelegt wurde, da sonst keine automatische Erstellung der Serienrechnung möglich ist. Serienrechnungen sind mit dem Kunden systemintern verbunden.

Rechnung einstellen

Unter Rechnung stellst du Rechnung ein zu welcher die Serienrechnung erstellt werden soll. Solltest du eine Rechnung als Serienrechnung abgespeichert haben, so ist dieses Feld bereits ausgefüllt. Wenn du eine Serienrechnung vom Menu aus erstellst, muss du die Rechnungsnummer eintragen.

Rechnung: In dieses Feld kommt die Rechnungsnummer der Rechnung mit welcher du die Serienrechnung erstellen möchtest. Dieses Feld ist ein Autocomplete-Feld und zeigt dir während der Eingabe die passenden Rechnungsnummern automatisch an.

Kundenname: Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt sobald du die entsprechende Rechnung ausgewählt hast. Es zeigt den Namen des Rechnungskunden an

Serienrechnung Settings

Profilname: Hier legst du den Profilnamen deiner Serienrechnung an.

Anfangsdatum: Das Datum ab wann die automatische Erstellung beginnen soll.

Unbefristet: Wenn die Option auf "Ja" eingestellt ist, werden die Serienrechnung bis auf Widerruf erstellt. Ist diese auf "Nein" gestellt so endet die Erstellung der Serienrechnungen mit dem Enddatum.

Enddatum: Das Datum bis wann die fortlaufende Serienrechnung erstellt werden soll.

Bedingungen: Wann die Zahlung der Rechnung fällig ist.

Emailvorlage: Hier kannst du einstellen welche Emailvorlage verwendet werden soll, wenn die Rechnung zum Kunden geschickt wird. Neue Emailvorlagen erstellen kannst du im Menu "Optionen".

Rechnungsvorlage: Welches Rechnungsdesign für das Rechnungs-PDF verwendet werden soll.

Abbuchungseinstellungen

Diese Einstellungen dienen dazu, in welchen Abständen die Rechnungen erzeugt werden sollen und wie Zahlungen nach der automatischen Rechnungserstellung gehandhabt werden. Es gibt die Möglichkeit der automatischen Abbuchung (im moment nur mit einem Stripekonto möglich) oder der manuellen Zahlung bei dem der Kunde die Rechnung per Email erhält und diese dann selbst zahlen muss.

Abbuchungsbetrag: Wird automatisch, anhand der Rechnung, ausgefüllt. Dies ist der zu zahlende Betrag.

Zeitplan: Der Intervalzeitraum der automatischen Erstellung

• Standard: wöchentlich, 2-wöchentlich, monatlich, 3-monatlich, 6-monatlich oder jährlich
• Spezieller Tag im Monat: wenn die Rechnung an einem bestimmten Tag im Monat erstellt werden soll

Zahlung: Manuelles Zahlen oder automatische Abbuchung. Wenn bei einer automatischen Abbuchung die Zahlung fehlschlägt, so erhält der Kunde eine Aufforderung der manuellen Zahlung

• Zahlungskonten: Wähle die Zahlungskonten aus, mit dem du den Kunden die Möglichleit gibst direkt aus der Email heraus zu bezahlen. Diese Konten können im Menu unter Zahlungskonten hingefügt werden
• Automatische Abbuchung: Im moment nur mit einem Stripekonto möglich (weitere werden in Zukunft folgen). Wenn du hier ein Konto auswählst, wird versucht über dieses Konto ein automatische Abbuchung durchzuführen. Das heisst, der Kunde erhält bei ersten Rechnung die Möglichkeit seine Kreditkarte zu hinterlegen welche automatisch belastet werden kann. Sollte der Kunde der automatischen Abbuchung nicht zustimmen, so stellt das System automatisch auf manuelle Zahlung um

Wirf auch einen Blick auf die Emaileinstellungen

Die Automatisierung von Appinvoice

Die Automatikfunktion von Appinvoice automatisiert folgende variablen Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung:

• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer Serienrechnung erhalten als Rechnungsnummer die Nummer der Ausgangsrechnung gefolgt von einer fortlaufenden Nummerierung. z.B. Ausgangsrechnung = 55461, Serienrechnung = 55461-1, 55461-2, 55461-3 usw. usw.
• Leistungszeitraum